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経営会議の立案

経営会議の立案

一人で仕事をしている人を、組織とは呼びません。2人以上が、目的を共有して行動をしているときに、組織や集団と呼ばれます。会議は組織の目的の共有や、その達成方法を検討したり、意見を調整したりするときに開かれます。
また、個人で考えるよりも集団で考えた方が、よい解決策が思いつきやすくなります。

こんな時にご連絡ください。

「会議はやっているがうまくいっていない」
「資料をよみあげるだけでおわってしまう」
「成績がよくないことの言い訳からは始まる」
「会議で決めても行動しない」

「こんな会議はダメだ」事例

事例1
  1. 配布資料を延々と説明する

  2. その資料はどこかのホームページの引用

  3. 何がいいたいか何をしたいのか理解できない。

事例2
  1. 質問すると自分に都合よく解釈を変えて回答するか、言い訳をする。

  2. かみ合わないまま話をつづける。

  3. その言い訳に対して質問がでる。

  4. 会議が際限なく伸びるか諦めて他の話になる。

事例3
  1. 会議で方針や計画が決まる。

  2. 決まったことをやらない人がいる。

  3. やらなくてもよいなら会議をする意味がないという空気になる。

会議のコツ

会議にはサイクルがあります。当日だけではないことを意識してください。
具体的には「会議前」「会議当日」「会議後」があります。意識することにより意識が変わっていきます。

会議のコツ

  1. 「会議前」
    会議の目的を決める。
    事前準備として、今回の会議の何がテーマになっているのかを確認します。
    事前に話し合いたい内容を理解しておかないと、当日その場の流れに任せることになるので、事前に確認を行うことはとても重要です。進め方・必要資料などを担当者に確認することも重要です。
    時間管理
    内容が決定したら、内容・議題数・難易度などを考慮して時間配分を決めます。
    また、メンバーで話し合う必要がないものは、メールなどで事前に配布したり、部内で回覧したりしておきます。
    書類の事前配布
    議題やテーマなどが確定したら、事前に配賦資料などを事前配布し、各種検討を深めてもらいます。
    限られた時間の中で会議は行われますので、そのためにも不可欠な作業です。
  2. 「会議当日」
    会議中のルールを決める。
    円滑な会議運営のために、あらかじめルールを決めておきます。
    一般的なルールだと、「否定的な意見の禁止」「脱線的発言の禁止」「長い発言の禁止」などがあります。
    議事進行と目的達成
    会議では、司会者やメンバーは議題から脱線せず、時間を管理しながら目的達成をすることを目指します。
    特に、司会者は議事内容と時間管理を常に留意しなければなりません。
    そのためにも、発想や情報整理のためにブレーンストーミングなども活用しなければなりません。
    議題の整理確認
    会議の最後に、目的を再度のべて結論として決まったことや、確認された情報、そして、その根拠を声に出して確認してください。
    また、次の会議の宿題や議題等を整理・確認してください。
  3. 「会議後」
    決定事項の確認
    大きく分けて2つあります。
    「議事録の作成およびメンバーの承認」「会議後の決定事項の再度説明」になります。
    会議の内容を分かりやすい形で残して置き、出席しなかった人にも分かりやすいようにしておくことと、再度確認など疑問点などをフォローアップしていく作業です。

ブレーンストーミングの活用

会議の手法の一つとして方法です。
円滑な会議運営の手法としてよく取り入れられているので、事例としてご紹介させて頂きます。

  1. 「ブレーンストーミングとは?」
    参加メンバーが互いの職責・役割・肩書きから離れて、自由で対等に、しかも具体的な意見を出し、考えることです。
  2. 司会者(ファシリテーター)に求められるもの
    中立の立場で運営進行を行い、参加メンバーの討議が盛り上がり、深まるように支援する。
  3. 流れ
    1. 話し合える雰囲気づくり

    2. 情報・問題意識の発散と共有

    3. 論点の絞込みとアウトプットの創出

    4. 自分たちの成果の確認

  4. 具体例
    プロセス 実施内容 狙い
    オープニング(5分) 趣旨 目的 進め方 ルールの確認 全体像を参加者にわかってもらう
    雰囲気づくり(5分) 自己紹介など(当日検討) 雰囲気を和らげる
    相互理解を深める
    問題共有(10分) 現在の部門での悩みごとなどを教えてもらう 問題意識を持つ
    皆の意見を出し切る
    方向性探し(40分) 1個に討論する内容を絞り込み
    問題解決をみんなで話し合う
    (ホワイトボード活用 具体的には写真①参照)
    問題点をいろいろな視点で考える
    論点の絞り込み(15分) ファシリテーターがどの意見がいいか参加者に意見を求める(消去法等の活用) 思いを一つにする
    具体策を考える(15分) 絞り込んだ具体策を5w1hに絞り込み考える 問題点のイメージ化
    まとめ(10分) 決定事項の確認
    参加者より感想・意見等をもらう
    気づきなどを共有する

ポイント1
「最初に司会者と経営者でルールを決める。」

具体的なルール例
「人の意見を最後まで聞いてから話す」
「特に方向性探しでは、否定的な意見は発言しない。」
「自由な発想でワークショップにのぞむ(こうあるべきだ!厳禁)」

ポイント2
「意見を記録し、見せ、残す」

ホワイトボードを活用しメンバーの意見をファシリテーターがどんどん羅列で書き出す。
メンバーは、「自分の意見を取り上げてもらえた」という安心感を持てる。
どのような意見が出たかを、いつでもメンバー同士で確認できるようになる。
文字で定着すれば、同じような意見が何度も出るということもなくなります。

ポイント3
「いろんな視点から考えてもらう」

参加者の思考が凝り固まったときには、新たな視点を投げかけて、参加者の思考をゆさぶる役割が司会者には求められる。(具体的には他社・他業界の事例等で流れをつくる)
※この時、演説をしてしまってはいけない。
「こうあるべきだ」と熱弁をふるいたくなるが、逆効果になってしまう。

ポイント4
「参加者からの多様な意見を引き出すことに注意する。」

典型的なシーンは、「じゃあ、活動項目はこの2番目と5番目で行きますか?」と賛否を確認する局面や、「他に意見はありませんか?異論ないですか?」と問いかける局面は避ける。表情から意見のありそうな人を読み取ってその人としっかり視線を合わせ、「○○さん、どうですか?何か異論ありませか?」と投げかける。
※そうした人からは少数意見だが、貴重な意見等が出る場合が多い

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